juin 2017
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Calcul de l’obligation d’emploi, que faut-il retenir ?

La notion d’établissement
La notion de « présence » des travailleurs handicapés
La validité du titre de bénéficiaire de l’obligation d’emploi
Prise en compte du temps de travail
Qu’est-ce que la contribution plancher ?
Les dépenses déductibles : attention aux termes
le calcul de l’obligation d’emploi dans la fonction publique


La notion d’établissement

Toute entreprise privée de 20 salariés et plus est soumise à l’obligation d’emploi. Pour les entreprises ayant plusieurs établissements, chaque établissement de plus de 20 salariés gère son obligation dans la mesure où celui-ci est autonome en matière de gestion du personnel – il ne peut en effet être soumis à l’obligation d’emploi s’il n’est pas maître de ses recrutements. Dans ce cas, le siège social (ou l’établissement responsable) assume la charge de l’obligation d’emploi et fait la déclaration de manière regroupée (effectifs et bénéficiaires employés).

La notion de « présence » des travailleurs handicapés

La loi stipule qu’un bénéficiaire de la loi est compté au prorata de son temps de présence. Sur un plan réglementaire, les textes et documents officiels l’ont confirmé, cette présence se calcule en dehors des temps de suspension du contrat de travail. Les périodes d’invalidités, les arrêts maladie, les congés maternité, les congés formation ne doivent donc pas être pris en compte dans le calcul du temps de présence (et les bénéficiaires ne doivent pas être décomptés si les suspensions de contrat de travail couvrent toute l’année – en cas d’invalidité par exemple.
L’esprit de la loi s’appuie sur le travail effectif et non sur le lien contractuel avec l’entreprise. Il y a donc une différence entre « personnes inscrites à l’effectif » et « personnes employées »…

La validité du titre de bénéficiaire de l’obligation d’emploi

Attention, l’emploi de travailleurs handicapés ne peut se déclarer que s’il est assorti pour chaque emploi considéré d’un justificatif de la qualité de bénéficiaire de la loi : personnes ayant une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), titulaires d’une pension d’invalidité, victimes d’accident du travail ou de maladie professionnelle (AT-MP)ayant entrainé une incapacité d’au moins 10%, titulaires de la carte d’invalidité, bénéficiaires de l’AAH, mutilés de guerre ou assimilés.

Si le titre est valide au moment de la déclaration, peu importe depuis quand, le bénéficiaire sera compté normalement.
Si le titre n’est plus valide au moment de la déclaration, l’unité bénéficiaire sera proratisée sur le temps de validité du titre dans l’année (et non plus seulement du temps de présence).

Pour les mises à disposition et intérimaires : si la validité du titre a été différente du temps de présence de la personne, on applique un double prorata : d’abord en fonction du temps de présence (et du temps de travail), ensuite en fonction de la validité du titre.

Pour savoir si un titre est valide, il faut se référer à la date de délivrance du titre et à la durée de la décision généralement inscrite sur la notification.
Pour l’allocation adulte handicapée (AAH), ce n’est pas la durée de perception de l’AAH qui est à prendre en compte mais la durée des droits ouverts.

Prise en compte du temps de travail

Un bénéficiaire employé compte pour une unité de base, quel que soit son temps de travail, dès lors que son emploi est au moins à mi-temps.

Si le temps de travail est inférieur à un mi-temps, l’unité de base pour le calcul du temps de présence (au prorata de la durée de travail dans l’année) est ramenée à une demi unité.

Qu’est-ce que la contribution plancher ?

La contribution plancher est égale à 50 fois le smic horaire par unité bénéficiaire manquante.
Attention, ce plancher n’intervient qu’à un moment du calcul de la contribution – la prise en compte des emplois exigeant des conditions d’aptitude particulière (ECAP) – et pour un profil d’entreprise donné : celle qui a un effectif d’ECAP compris entre 1 et 79% de son effectif total.
Les entreprises qui ont des ECAP mais qui n’ont pas d’unités manquantes après minorations selon le profil des bénéficiaires employés (âge, durée de chômage, etc.) n’ont pas à appliquer ce plancher.
Celles qui ont 80% d’ECAP et plus, et à qui il manque des unités bénéficiaires, iront en dessous de ce plancher puisque leur contribution sera de 40 x le smic horaire par unité manquante.
Enfin, si la déduction de dépenses est possible, ce plancher sera réduit lui aussi, dans la limite de 10%.

Les dépenses déductibles : attention aux termes

La loi ouvre la possibilité aux employeurs privés de déduire à concurrence de 10% de leur contribution, des dépenses engagées au profit des personnes handicapées, si toutefois ces dépenses ne leur incombent pas sur un plan législatif ou réglementaire. La liste des dépenses déductibles comprend 12 types plus ou moins détaillés, dont on peut parfois interpréter l’objet. Il convient de s’attacher au plus près aux termes utilisés.
Ainsi, en prenant l’exemple des dépenses pour « partenariat avec des associations ou organismes oeuvrant pour l’insertion sociale et professionnelle des personnes handicapées, à l’exclusion des actions financées dans le cadre du mécénat », chaque terme est essentiel. Une prestation facturée n’est pas un partenariat, même si elle peut s’inscrire dans un partenariat. Un cabinet de conseil qui intervient dans le champ du handicap n’est pas systématiquement un organisme oeuvrant pour l’insertion sociale et professionnelle.

En tout état de cause, il faut retenir que :
- les dépenses doivent être justifiées administrativement,
- elles doivent concerner un objet explicite qui ne contredit pas d’emblée les types déterminés dans la liste de référence,
- elles ne doivent pas relever d’une obligation de l’employeur à un autre titre que l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés.

Le calcul de l’obligation d’emploi dans la fonction publique

La contribution est calculée en fonction du nombre d’unités manquantes constatées au 1er janvier de l’année écoulée. Le nombre d’unités manquantes correspond à la différence entre le nombre total de personnes rémunérées par l’employeur auquel est appliquée la proportion de 6 %, arrondi à l’unité inférieure, et celui des bénéficiaires de l’obligation d’emploi qui sont effectivement rémunérés par l’employeur.
Le nombre d’unités manquantes est réduit d’un nombre d’unités égal au quotient obtenu en divisant le montant des dépenses réalisées et de celles affectées à des mesures adoptées en vue de faciliter l’insertion professionnelle des personnes handicapées dans la fonction publique par le traitement brut annuel minimum servi à un agent occupant à temps complet un emploi public apprécié au 31 décembre de l’année écoulée. Le nombre d’unités manquantes est également réduit dans les mêmes conditions afin de tenir compte de l’effort consenti par l’employeur pour accueillir ou maintenir dans l’emploi des personnes lourdement handicapées.

Le montant de la contribution est égal au nombre d’unités manquantes, multiplié par un montant unitaire. Ce montant ainsi que ses modalités de modulation sont identiques, sous réserve des spécificités de la fonction publique, à ceux prévus pour la contribution dans le secteur privé.

Pour les services de l’Etat, le calcul de la contribution est opéré au niveau de l’ensemble des personnels rémunérés par chaque ministère.

Les employeurs déposent, au plus tard le 30 avril, auprès du comptable public compétent une déclaration annuelle accompagnée du paiement de leur contribution. Le contrôle de la déclaration annuelle est effectué par le gestionnaire du fonds.

A défaut de déclaration et de régularisation dans le délai d’un mois après une mise en demeure adressée par le gestionnaire du fonds, l’employeur est considéré comme ne satisfaisant pas à l’obligation d’emploi. Le montant de la contribution est alors calculé en retenant la proportion de 6 % de l’effectif total rémunéré. Dans cette situation ou dans les cas de défaut de paiement ou de paiement insuffisant, le gestionnaire du fonds émet un titre exécutoire qui est recouvré par le comptable public compétent selon les règles applicables au recouvrement des créances étrangères à l’impôt et au domaine.

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